ایونت پلنر کیست و چه کاری انجام می دهد؟
آیا دوست دارید برای خانواده و عزیزانتان جشنی برگزار کنید؟ آیا قصد دارید همایشی را برگذار کنید؟ برای برگزاری بهتر هر کدام از این جلسات و دورهمی‌ها شما نیاز به یک ایونت پلنر یا به عبارتی برنامه ریز رویداد دارید. به طور کلی هر رویداد مستلزم وجود یک برنامه ریزی دقیق است که در ادامه بیشتر با اهمیت آن اشنا می‌شویم.
در روند اجرای یک رویداد، بودجه دقیق گرفته تا تبلیغ رویداد، تعدادی مؤلفه وجود دارد که باید از همان ابتدا انها را درنظر بگیرید که این فرآیند تا حد امکان بدون استرس اجرایی شود. در حالی که هیچ دو رویدادی یکسان نیستند و از لحاظ اهداف، بودجه و مخاطبان با یکدیگر تفاوت دارند.
ایونت پلنر کیست؟
ایونت پلنر که به عنوان برنامه ریز جلسه و همایش نیز شناخته می‌شود، کسی است که تمام جنبه‌های اجرایی جلسات و رویدادهای حرفه‌ای را هماهنگ می‌کند. این افراد اغلب مکان‌های ملاقات را انتخاب می‌کنند، عوامل حمل و نقل را هماهنگ می‌کننبه طور کلی هماهنگی بسیاری از جزئیات دیگر را بر عهده دارند.
وظایفی که یک برنامه ریز رویداد بر عهده دارد شامل:
- برای تعیین موضوع جلسه با مشتریان خود ملاقاتی ترتیب می‌دهد.
- در مورد شرایط رویداد از جمله: زمان، مکان، برنامه و هزینه، برنامه ریزی‌های لازم را انجام می‌دهد.
- درخواست مناقصه از ارائه دهندگان خدمات. به عنوان مثال: عکاسان
- برنامه ریز باید با محل برگزاری رویداد و خدماتی که ارائه می‌دهد قرارداد ببندد.
- یک ایونت پلنر از مکان مورد نظر بازدید کرده تا با خواسته و نیاز مشتری هماهنگی داشته باشد.
- نظارت بر فعالیت‌های رویداد برای اطمینان از رضایت مشتری و شرکت کنندگان در رویداد
- برای دریافت مناقصه و تعیین بهترین تناسب با بودجه و اهداف رویداد با فروشندگان ملاقت می‌کنند.
به طور کلی برنامه ریز رویداد همه جزئیات یک رویداد را از ابتدا تا انتها هماهنگ می‌کند. برای مثال: قبل از یک جلسه، برنامه ریز برای تخمین حضور و تعیین هدف با مشتریان ملاقات کرده و در طول جلسه به فراهم کردن تدارکاتی مانند ثبت نام مهمانان و تنظیم تجهیزات صوتی و تصویری برای سخنرانان می‌پردازد. بعد از جلسه ایونت پلنر از شرکت کنندگان نظرسنجی می‌کند تا بفهمد چه موضوعاتی بیشتر مورد علاقه آنها بوده.
همچنین برنامه ریزان رویداد مکان‌های ملاقات احتمالی مانند هتل‌ها و مراکز همایش را مشخص می‌کنند. آنها به مواردی اعم از آسان بودن دسترسی مردم به مکان و جاذبه‌های منطقه توجه می‌کنند.
چه افرادی برای شغل ایونت پلنر مناسب هستند؟
افرادی می‌توانند این حرفه را به عنوان یک شغل بپذیرند که در درجه اول شخصیت متمایزی داشته باشند؛ اما به طور کلی افرادی برای این شغل مناسب هستند که از ویژگی‌های زیر برخوردار باشند:
- اغلب افرادی که از روحیه ماجراجویی، برون‌گرایی، جاه‌طلبی برخوردار باشند.
- افرادی که مبتکر و پر انرژی باشند.
- افرادی که محافظه کار و مسئولیت‌پذیر هستند.
مهارت هایی که یک ایونت پلنر باید داشته باشد؟
علاوه بر درک مدیریت مهمان نوازی از جنبه تجاری و مواردی که پیش از این در همین مقاله گفته شد، فرد در صورت داشتن مهارت‌هایی مانند موارد زیر می‌تواند شانس موفقیت خود را در این حرفه افزایش دهد:
مهارت های ارتباطی
مهارت‌های گوش دادن، صحبت کردن، نوشتن و مواردی از این قبیل توانایی شما را برای برقراری ارتباط با فروشندگان و شرکت کنندگان در رویداد تسهیل خواهد کرد.
توجه به جزئیات
شما باید توانایی این را داشته باشید که به کوچک‌ترین جزئیات یک رویداد نیز اهمیت دهید؛ از حروف چاپی روی دعوت نامه گرفته تا نوع سالادی که در پذیرایی سرو می‌شود همگی باید مورد توجه قرار بگیرند.
هماهنگی
برای اینکه شما یک ایونت پلنر حرفه‌ای باشید، در کنار دو مؤلفه قبلی باید روحیه کار گروهی را در خود تقویت کنید، بتوانید در کنار سایر افراد کار کنید و فعالیت‌های خود را مطابق با آنها تنظیم نمایید.
نحوه برنامه ریزی یک رویداد به چه صورت است؟
برای برنامه ریزی در مورد یک رویداد شما چند مرحله پیش رو خواهید داشت که عبارتند از:
- اهداف و مقاصد را تعریف کنید: قبل از هر کاری باید به این سوال پاسخ دهید که هدف نهایی این رویداد چه خواهد بود؟
- بودجه رویداد را تعیین کنید: ایجاد بودجه یک گام اولیه ضروری در برنامه ریزی رویداد است که به روشن شدن سایر جنبه‌های برنامه شما کمک خواهد کرد.
- تیم همکاران خود را ایجاد کنید: اگر شما یک برنامه بزرگ را قرار است مدیریت کنید، پس باید یک تیم تشکیل داده و وظایف هر شخص را مشخص کرده و از آنها بخواهید نتیجه کار خود را به مدیر پروژه توضیح دهند؛ یکی از این اشخاص می‌تواند ایونت پلنر باشد.
- برندسازی رویداد را توسعه دهید: هنگام انتخاب برند رویداد خود، در نظر بگیرید که یک برند رویداد باید نشان دهنده فعالیت و نام تجاری سازمان شما باشد، اما باید برند خاص خود را به افراد بشناسانید. علاوه بر آن، به این موضوع فکر کنید که چگونه برند شما به صورت آنلاین در زندگی افراد نقش خواهد داشت.
- حامیان مالی، غرفه داران و سخنرانان را تأیید کنید: اگر میزبان یک رویداد بزرگ هستید، به احتمال زیاد می‌خواهید برای هزینه‌ها از تبلیغات و شرکتهای دیگر کمک بگیرید. سخنرانان، حامیان مالی و غرفه داران روش‌های رایجی هستند که برای شرکت کنندگان ارزش افزوده ایجاد کرده و می‌توانند هزینه‌های مراسم را جبران کنند.
هر آنچه که باید در مورد شغل ایونت پلنر بدانید
برنامه ریزان به طور همزمان بر بسیاری از جنبه‌های یک رویداد نظارت می‌کنند، با ضرب الاجل‌های متعددی روبرو می‌شوند و همچنین هماهنگی فعالیت‌های چندین گروه مختلف را بر عهده دارند. باید بدانید که یکی از معایب شغل ایونت پلنر این است که اکثر افراد فعال در آن برای برگذاری انواع رویدادها، تمام وقت کار می‌کنند و سرشان شلوغ خواهد بود. همچنین بسیاری از آنها باید در زمان منتهی به یک رویداد بزرگ، ساعات طولانی و نا مشخصی را به فعالیت بپردازند.
چه جالب بود این مقاله مرتبط با ایونت پلنر
ممنونم از توجهتون
چقدر جالب بود مطالب در مورد ایونت پلنر. استفاده کردم
نکته هاتون برای ایونت پلنر عالی بود و استفاده کردم