مدیریت امور مالی رستوران یکی از سختترین بخشهای مدیریت رستوران است. حسابداری رستوران چالشهای خاصی دارد. هزینهها بهشدت متغیر هستند و حاشیه سود شما ممکن است ناچیز باشد؛ اما با انتخاب بهترین روش حسابداری و رعایت یک سری نکات میتوانید اطمینان حاصل کنید که رستوران شما سودآور باقی میماند. برای آگاهی از این موارد تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.
آنچه در این مطلب میخوانید
روشهای حسابداری رستوران
روش حسابداری نقدی و تعهدی دو روش پرکاربرد حسابداری است. رستورانها میتوانند مانند سایر صنایع از این دو روش استفاده کنند، اگرچه تفاوتهای ظریفی در نحوه اعمال این روشها وجود دارد. در ادامه نگاهی به هر یک از این روشها میاندازیم.
- روش نقدی
روش نقدی یکی از محبوبترین روشهای حسابداری رستوران است. در این روش درآمدها و هزینهها هنگام وقوع ثبت میشوند. به عبارت دیگر هزینه خدماتی که به مشتری ارائه میشود، همان لحظۀ سفارش، توسط مشتری پرداخت شده و در نتیجه هیچ بدهی باقی نمیماند. این روش حسابداری برای رستورانها ساده است، اما دقیق نیست؛ زیرا محاسبه درآمد قبل از هزینه باعث میشود رستوران شما سودآورتر از آنچه که هست، به نظر برسد.
- روش تعهدی
در این روش درآمدها در زمان پرداخت هزینههای مختلف رستوران محاسبه شده و در نتیجه میزان سود رستوران به صورت دقیقتر محاسبه میشود. این روش دید دقیقتری از نحوه صرف هزینهها و درآمد حاصل از آن ایجاد میکند، زیرا شامل حسابهای پرداختنی و دریافتنی میشود. همچنین به رستورانها، درک دقیقی از درآمد و هزینههایشان ارائه میدهد. رستورانهایی که درآمد سرانه زیادی دارند، باید از روش تعهدی استفاده کنند. اگرچه حسابداری به روش تعهدی پیچیدهتر است، اما متداولترین روشی است که برای ارائه تصویر روشنی از سلامت مالی کلی کسبوکار استفاده میشود.
بسته به وضعیت و میزان درآمد رستوران خود، روش حسابداری مناسب را از میان دو روش فوق انتخاب کنید. یک حسابدار مسلط به حسابداری رستوران میتواند به شما در انتخاب بهترین روش کمک کند. استفاده از نرمافزار حسابداری فرآیند حسابداری شما را ساده میکند. با استفاده از این نرمافزارها بهراحتی میتوانید هزینه کالاهای فروخته شده یا خریداری شده، نسبت هزینه به درآمد و… را محاسبه کرده و اسناد حسابداری خود را ثبت کنید. اکنون در ادامه بحث حسابداری رستوران، شما را با ۱۰ نکته حسابداری کلیدی برای بهبود مدیریت امور حسابداری رستورانتان آشنا میکنیم.
۱۰ نکته کلیدی برای حسابداری رستوران
رعایت نکات کلیدی زیر حسابداری رستوران را برای شما آسانتر میکند:
۱٫ استخدام حسابدار همه چیز است
اگر فرآیند حسابداری برای شما سخت و خستهکننده است، بهتر است حسابدار استخدام کنید. یک حسابدار خوب علاوه بر تفسیر دادهها، به شما مشاوره نیز ارائه میدهد. پیشنهاد میکنیم حتما حسابداری استخدام کنید که در صنعت رستورانداری کار کرده باشد.
۲٫ یک نرم افزار رستورانی خوب، قلب تپندۀ رستوران شماست
نرم افزار حسابداری رستوران میتواند تمام کارهای شما را خودکار کند و نتایج دقیقی را ارائه دهد. بنابراین، ضروری است که نرمافزار حسابداری انتخاب کنید که علاوه بر ویژگیهای مخصوص صنف رستوران، گزارشهای مالی جامعی نیز تولید کند. بهترین نرمافزارهای حسابداری رستوران ویژگیهای مدیریت موجودی، ابزارهای وفاداری مشتری، رزرواسیون و… ارائه میدهند.
۳٫ از ریز و درشت مسائل مالیاتی باخبر باشید
بخشی از استدلال پشت استخدام یک حسابدار این است که شما به درستی مالیات خود را بپردازید. اگر سوالاتی درمورد این دارید که سامانه مودیان چیست و شما به عنوان صاحب یک کسبوکار چه وظیفهای دارید، یک حسابدار میتواند راهنمای شما در این باره باشد و شما را در پرکردن اظهارنامههای مالیاتی یاری کند.
۴٫ هشدار؛ هدررفت غذا، مساوی با کاهش سود شماست
تاثیر هدر رفت غذا بر هزینهها را نمیتوان نادیده گرفت. هر بار که موادغذایی به سطل زباله میرود، مقداری سود از دست میدهید. با ردیابی و ثبت دقیق ضایعات غذایی خود، میتوانید مقدار آنها را کاهش دهید. در حالی که شمارش دستی میتواند برای مشاغل کوچک موثر باشد، یک رستوران بزرگتر نیاز به یک نرم افزار مدیریت موجودی برای این فرآیند دارد.
۵٫ به تعویق انداختن ممنوع؛ اشتباهات را در لحظه، تصحیح کنید
گاهی اوقات هنگام روی دادن یک اشتباه ممکن است با خودتان بگویید «بعداً اصلاح خواهم کرد». اما بیشتر اوقات، فراموش میکنید. برای مثال ممکن است تامینکننده شما یک کارتن کمتر از آنچه در صورتحساب درج شده، تحویل داده باشد، هنگامی که این مسائل رخ میدهند، مهم است که آنها را در لحظه وقوع، حتما اصلاح کنید.
۶٫ به صورت هفتگی هزینهها را کنترل کنید
هزینههای اصلی مواردی مانند هزینههای غذا و نوشیدنی، حقوق پرسنل هستند. از آنجایی که این نوع هزینه – برخلاف هزینههای ثابت مانند اجاره، استهلاک تجهیزات و بیمه – اکثر هزینههای یک رستوران را تشکیل میدهد، بهترین شاخص برای سودآوری یک رستوران هستند. اگر یک رستوران، به خوبی اداره شود، هزینههای اصلی باید حدود ۶۰ تا ۶۵ درصد فروش باقی بماند. توصیه میکنیم هزینههای اصلی را به صورت هفتگی پیگیری کنید. این کار برای پیگیری تغییرات هزینهها و شناسایی قسمتهایی که میتوانید هزینههای غیرضروری را کاهش دهید، مفید است. هزینههای غذای یک رستوران میتواند بر اساس عوامل زیادی از جمله فصلی یا بلایای طبیعی در نوسان باشد. با نظارت منظم بر هزینههای غذا، میتوانید تصمیم بگیرید که آیا باید تغییراتی در مقدار سفارش ایجاد کنید، قیمت منو را افزایش دهید یا منوی خود را طوری تغییر دهید که فقط شامل موادی باشد که نوسانات قیمت کمتری دارند.
۷٫ به صورت هفتگی بر موجودی نظارت کنید
اگر در پایان هر هفته موجودی خود را کنترل نکنید، ممکن است با موادغذایی فاسد شده یا کسری موجودی مواجه شوید؛ برای برآوردهکردن تقاضای مشتری باید به صورت هفتگی بر موجودی نظارت کنید. یک نرمافزار رستوران با ویژگی مدیریت موجودی به شما کمک میکند جلوی هدررفت موجودی را بگیرید و همیشه بهینهترین سطح موجودی را داشته باشید.
۸٫ حسابها را مرتباً تطبیق دهید
حفظ سوابق حسابداری بهروز، برای ردیابی درآمد، هزینه نیروی کار، غذا و هزینههای عملیاتی رستوران بسیار مهم است. تطبیق حسابهایتان تنها راه برای دانستن این است که تمام تراکنشها را حساب کردهاید و شما را از اختلافات حسابها آگاه میکند. لازم است که تمام حسابهای بانکی و کارت اعتباری، وامها، بستانکاریها و بدهکاریها را با هم تطبیق دهید.
۹٫ گزارشهای مالی را بررسی کنید
بررسی منظم گزارشهای مالی به شما بینش ارزشمندی دربارۀ عملکرد رستورانتان ارائه میدهد. همچنین صورت سود و زیان نیز سودآوری و سلامت مالی کسب و کارتان را نشان میدهد.
۱۰٫ صرفهجویی در زمان؛ برونسپاری حقوق و دستمزد را در نظر بگیرید
به دلیل پیچیدگیهای مربوط به حقوق و دستمزد، برونسپاری حقوق و دستمزد راهی عالی برای کمک به شما در صرفهجویی در زمان است، به علاوه باعث میشود از صحت اطلاعات مالی اطمینان حاصل کنید.
نکات فوق راهکارهایی هستند که به شما برای جلوگیری از اشتباهات حسابداری کمک میکنند. همانگونه که پیشتر بیان کردیم، به عنوان مدیر یک رستوران، بهتر است امور مالی و حسابداری خود را به یک حسابدار خارجی برونسپاری کنید و وقت خود را صرف بهبود تجربۀ مشتریان و سایر وظایف مهم بگذراید.
جمعبندی
حسابداری رستوران بخشی جداییناپذیر از مدیریت رستوران و تضمینکنندۀ رشد مداوم کسبوکار شما است. اینکه کدام روش حسابداری بهتر است، چگونه یک نرمافزار حسابداری خوب انتخاب کنید، برای حسابداری رستوران اهمیت دارد. به طور کلی قیمت نرم افزار رستوران بسته به امکاناتی که ارائه می دهند در بازار متفاوت است.
در این مقاله سعی کردیم شما را با مهمترین نکات حسابداری رستوران آشنا کنیم. با رعایت این نکات میتوانید سودآوری رستورانتان را افزایش دهید و از مشکلات مالی جلوگیری کنید.
سوالات متداول
حسابداری رستوران چیست؟
حسابداری رستوران فرآیند مدیریت امور مالی و تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی رستوران است. این اطلاعات شامل درآمد رستوران، جریان نقدی، سطح موجودی و صورتهای درآمد میشود. این فرآیند به صاحبان و مدیران رستوران اجازه میدهد تا تمام تراکنشهای مالی کسبوکار را مستند کرده و از عملکرد کسبوکار خود آگاه شوند.
روشهای حسابداری رستوران چیست؟
روش نقدی و تعهدی دو روش معمول برای حسابداری رستوران هستند. رستورانهایی که مانده حساب قابل دریافت ندارند و همچنین درامد سالانۀ آن کمتر از ۲۰ میلیارد است، از این روش استفاده میکنند؛ اما اگر درآمد کسبشده نقدی نباشد و درآمد سالانه بیش از این مقدار باشد؛ حسابها به روش تعهدی ثبت میشوند.
مزایای حسابداری رستوران چیست؟
حسابداری رستوران به مدیریت کارآمد سرمایه، متعادلکردن دفاتر مالی، بهینهسازی هزینهها و برنامهریزی کلی کسبوکار کمک میکند.